อีกเรื่องหนึ่งในเรื่องที่ผู้เริ่มต้นธุรกิจจะต้องศึกษาและสำคัญไม่แพ้กัน คือเรื่องของ เอกสารทางธุรกิจ เพราะปกติคุณอาจจะอยู่ในฐานะลูกค้า ซึ่งเอกสารที่ลูกค้ามักจะได้ใช้บ่อยครั้ง เช่น ใบสั่งของ ใบเสร็จรับเงิน หรือใบรับของ แต่วันนี้หากคุณอยู่ในฐานะของผู้ประกอบการ คุณยังจะต้องรู้จักและทำความเข้าใจกับเอกสารทางธุรกิจอีกหลากหลายประเภท วันนี้เราจะมาพูดถึง เอกสารทางธุรกิจ ประเภทต่าง ๆ ที่ผู้เริ่มต้นธุรกิจควรรู้เพื่อจะได้ศึกษาและนำไปใช้ต่อได้อย่างถูกต้องกันค่ะ
หัวข้อเนื้อหา
1. ใบเสนอราคา
ใบเสนอราคา คือเอกสารที่เจ้าของธุรกิจจะออกให้กับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าได้นำไปพิจารณาในเรื่องของราคาสินค้าหรือบริการ และเงื่อนไขอื่น ๆ ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการนั้น ซึ่งแน่นอนว่าก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อสินค้าหรือบริการกับบริษัทไหน จะต้องมีการขอใบเสนอราคาจากบริษัทอื่น ๆ มาอย่างน้อย 2-3 แห่งขึ้นไป เพื่อนำมาเปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ก่อนตัดสินใจซื้อ จึงทำให้ใบเสนอราคามีความสำคัญทั้งในเรื่องของการอ้างอิงราคาที่ตกลงกันตอนซื้อขายกับราคาตอนเปิดบิลว่าตรงกันหรือไม่ รวมไปถึงยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทอีกด้วย
2. ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล คือเอกสารที่เจ้าของธุรกิจส่งไปยังลูกค้า เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระค่าสินค้าหรือบริการ โดยจะต้องสอบถามวันรับวางบิลของลูกค้าเสียก่อน เพราะหากวางบิลไม่ตรงกับวันรับวางบิล เงินที่จะได้ในเดือนนั้นจะต้องเลื่อนออกไป และเจ้าของกิจการจะต้องจ่ายภาษีขายแทนลูกค้าก่อนอีกด้วย นอกจากนี้การลงรายละเอียดในเอกสารผิด จะส่งผลให้เจ้าของกิจการได้รับเงินช้าเช่นกัน เพราะฉะนั้นควรวางบิลให้ตรงกับวันรับวางบิลและตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้องก่อนวางบิลให้ลูกค้า
3. ใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี
ใบส่งสินค้า หรือ ใบกำกับภาษี คือเอกสารเพื่อใช้ในการแจ้งให้ลูกค้าทราบว่า เราได้ส่งสินค้าให้กับลูกค้าตามที่ตกลงกันไว้แล้ว โดยระบุรายละเอียดสินค้า ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าเท่านั้น และลูกค้าจะต้องลงชื่อรับสินค้า เมื่อรับสินค้าตามที่ตกลงกันไว้เรียบร้อยแล้ว ซึ่งการจะออกเอกสารนี้ในกรณีที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้น
4. ใบเสร็จรับเงิน
ใบเสร็จรับเงิน คือเอกสารที่เจ้าของกิจการใช้ยืนยันว่าได้รับเงินหรือรับชำระเงินจากลูกค้าเรียบร้อยแล้ว สำหรับธุรกิจที่ให้บริการ หากมีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว จะใช้ใบกำกับภาษีให้ลูกค้า ส่วนธุรกิจขายปลีก จะมีการออกใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีอย่างย่อ แต่หากยังไม่มีการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้
5. ใบลดหนี้
ใบลดหนี้ ถือได้ว่าเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่ง จะใช้ก็ต่อเมื่อผู้ขายได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ต่อมามีการปรับลดราคาขาย มีการคืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า ทำให้ต้องมีการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เพราะราคาสินค้าและบริการและภาษีขายนั้นลดลงจากข้อตกลงที่ได้ตกลงกันไว้ โดยผู้ขายจะต้องจะต้องนำภาษีขายที่คิดจากราคาสินค้าและบริการที่ลดลง นำมาหักออกในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงต้องมีการออก ใบลดหนี้ ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ กล่าวคือ ผู้ประกอบการลดราคาให้ ทำให้ผู้ซื้อเป็นหนี้น้อยลง ผู้ประกอบการจึงออกใบลดหนี้ให้ผู้ซื้อนั่นเอง
6. ใบเพิ่มหนี้
ใบเพิ่มหนี้ ถือได้ว่าเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่งซึ่งมีหน้าตาไม่ต่างจากใบกำกับภาษีมากนัก แต่จะมีความแตกต่างกันในเรื่องของหัวบิลและรายละเอียดภายในเอกสาร ใบเพิ่มหนี้จะใช้ก็ต่อเมื่อผู้ขายได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ต่อมามีเหตุการณ์ที่ทำให้มีการเพิ่มราคาสินค้าและบริการ เนื่องจากของที่ผู้ประกอบการส่งออกไปนั้นเกินกว่าจำนวนที่ตกลงกับผู้ซื้อไว้แต่แรก หรือมีการบริการเกินกว่าที่ตกลงกันไว้แต่แรก หรือมีการคำนวณราคาสินค้าหรือค่าบริการผิดพลาดต่ำกว่าจริง โดยผู้ประกอบการจะต้องคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ นำภาษีขายที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าและบริการที่เพิ่มขึ้นมารวมในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม และโดยออกใบเพิ่มหนี้ให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการต่อไป
7. ใบสั่งซื้อ
ใบสั่งซื้อ คือเอกสารที่ผู้ประกอบการใช้สำหรับแจ้งข้อตกลงเบื้องต้นสำหรับสินค้าและบริการของลูกค้า แต่หากคุณเป็นลูกค้าที่ต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ คุณสามารถออกใบนี้เพื่อแสดงความต้องการที่จะซื้อสินค้าหรือบริการนั้น ๆ เท่านั้น ไม่สามารถใช้แทนใบส่งสินค้าหรือใบกำกับภาษีได้ เพราะเป็นเพียงการแสดงความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ ยังไม่ใช่เป็นการรับสินค้าหรือบริการแล้วแต่อย่างใด
8. ใบรับสินค้า
ใบรับสินค้า คือเอกสารที่ช่วยให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนการสั่งซื้อ ปริมาณสินค้าที่ลูกค้าได้สั่งไป ในการตรวจสอบสินค้าต้องตรวจดูว่าตรงกับรายละเอียดในใบรับสินค้าหรือไม่ หลังจากตรวจสอบแล้วว่าถูกต้องครบตามรายการ ก็ทำการลงมือชื่อเพื่อยืนยันการรับสินค้าด้วย
9. หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย คือเอกสารที่ใช้ประกอบการจ่ายเงิน ว่าได้ทำการหักเงินบางส่วนเพื่อนำส่งให้รัฐ ผู้ถูกหักภาษีจะต้องเก็บหนังสือนี้ไว้เพื่อเป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษีเงินได้ประจำปี (ภาษีเงินได้ จะถูกนำส่งเป็นภาษีให้กรมสรรพากรไม่เกินวันที่ 7 ของเดือนถัดไป) นอกจากนี้ หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ยังมีชื่อเรียกอื่นว่า “ใบหัก ณ ที่จ่าย” , “ใบ 50 ทวิ” , “หนังสือรับรอง 50 ทวิ” เป็นต้น โดยค่าใช้จ่ายที่ต้องทำการหักภาษี ณ ที่จ่าย ได้แก่ ค่าขนส่ง ค่าโฆษณา ค่าจ้างรับเหมาหรือค่าบริการต่างๆ ค่าเช่าอสังหาริมทรัพย์ เป็นต้น
โดยปกติแล้วหากคุณเป็นลูกค้า คุณจะเคยเจอเอกสารทางธุรกิจไม่กี่ประเภทในชีวิตประจำวัน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเสนอราคา หรือ ใบรับสินค้า เป็นต้น แต่หากวันหนึ่งคุณได้ก้าวเข้ามาเป็นผู้ประกอบการที่กำลังเริ่มต้นธุรกิจใหม่ จะเห็นว่า ยังมีเอกสารทางธุรกิจอีกหลายประเภทที่คุณจำเป็นต้องทำความรู้จัก ทำความเข้าใจ และสามารถนำเอกสารทางธุรกิจเหล่านั้นนำไปใช้ได้อย่างถูกต้อง เพราะเอกสารทางธุรกิจแต่ละประเภทที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นนี้ มีหน้าที่และการใช้งานที่แตกต่างกันออกไป นอกจากนี้ เอกสารทางธุรกิจเหล่านี้ ยังช่วยให้การติดต่อทางธุรกิจของคุณมีความสะดวก รวดเร็ว สร้างความน่าเชื่อถือต่อธุรกิจ เป็นการบันทึกข้อมูลในการทำบัญชีและการเงิน รวมไปถึงยังใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันหรืออ้างอิงที่มีผลตามกฎหมายอีกด้วยนั่นเองค่ะ
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831
