หัวข้อเนื้อหา
เงินสดย่อย คืออะไร
ระบบ เงินสดย่อย คือ เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับผู้รักษาเงินสดย่อย เพื่อใช้สำหรับเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดประจำวัน เช่น ค่าซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ค่าเดินทางไปพบลูกค้า ค่าเมสเซนเจอร์ส่งของ หรือค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ไม่สูงมากนักที่ไม่จำเป็นต้องรอเซ็นอนุมัติ พนักงานสามารถทำเรื่องเบิกกับผู้ถือเงินสดย่อยของกิจการได้เลย
ผู้รักษาเงินสดย่อย คือใคร
ผู้รักษาเงินสดย่อย ส่วนใหญ่จะเป็นเจ้าหน้าที่บัญชี หรือฝ่ายการเงิน ซึ่งทำหน้าที่ เก็บรักษาเงินสดย่อย และจ่ายให้กับพนักงานที่มาขอเบิกเงินคืนตามหลักฐานที่แนบมา นอกจากนี้ผู้รักษาเงินสดย่อยมีหน้าที่ดังนี้
- บันทึกรายการจ่ายเงินสดย่อยลงในสมุดเงินสดย่อย
- จัดทำรายการจ่ายเงินสดย่อยและรวบรวมใบสําคัญจ่ายเงินสดย่อย เพื่อเตรียมขอเบิกชดเชยเงินสดย่อยที่จ่ายไป
- ขออนุมัติเบิกชดเชยเงินสดย่อย
เหตุใดระบบเงินสดย่อย ไม่นิยมนำเงินสดมาใช้จ่าย
ระบบการควบคุมภายในที่ดี บริษัทจะไม่ค่อยนำเงินสดมาใช้จ่าย แต่จะใช้วิธีการจ่ายเงินผ่านบัญชีธนาคารโดยการเขียนเช็คสั่งจ่ายในนามผู้รับ และขีดคร่อมเช็คฉบับนั้น และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถือเงินสดย่อยไว้ในมือจำนวนมากๆ เนื่องจาก
- กิจการไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเก็บเงินสดไว้ในมือจำนวนมากๆ
- การควบคุมเงินสดเป็นไปได้ง่ายขึ้น
- กิจการจัดเก็บเอกสารและการบันทึกบัญชีจะมีระบบมากขึ้น
- สามารถตรวจสอบได้ และใช้เป็นหลักฐานได้
ทั้งนี้ในการอนุมัติทำเช็คจ่าย จะต้องเตรียมเอกสารประกอบเมื่อมีการขออนุมัติดังนี้
- ใบสำคัญจ่าย
- ใบเบิกเงินสดย่อย
- ใบสรุปเบิกเงินสดย่อย
- เอกสารประกอบ เช่น ใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบกำกับภาษี บิลเงินสด บัตรประชาชน เป็นต้น
- นำเอกสารทั้ง 4 ข้อไปบันทึกบัญชี ทำเช็ค ลงนามอนุมัติ จ่ายเช็ค แล้วเก็บเข้าแฟ้ม
การควบคุมวงเงินสดย่อย ทำได้อย่างไร
การควบคุมวงเงินสดย่อย จะต้องมีการกำหนดวงเงินย่อยให้เหมาะกับรูปแบบกิจการเพื่อให้การเบิก ถอน จ่าย ให้เป็นระยะเวลา นอกจากนี้การควบคุมวงเงินสดย่อยสามารถทำได้ดังนี้
- กําหนดการใช้วงเงินสดย่อยว่าจะใช้แบบจำกัดหรือไม่จำกัด
- กําหนดประเภทของรายจ่ายที่จะจ่ายจากเงินสดย่อย
- การจ่ายจากเงินสดย่อย ต้องทําใบสําคัญเงินสดย่อยพร้อมทั้งแนบเอกสารหลักฐานประกอบทุกครั้ง
- หากเงินสดย่อยเหลือน้อยลงหรือใกล้สิ้นระยะเวลาที่กําหนดให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรวบรวมใบสําคัญเงินสดย่อยเพื่อขอเบิกชดเชยต่อไป
- ตรวจสอบและยืนยันยอดการบันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายที่เกิดจากเงินสดย่อยอย่างสม่ำเสมอ
ตัวอย่างค่าใช้จ่ายที่นำมาเบิกเงินสดย่อยได้
เนื่องจากเงินสดย่อยเป็นเงินเพื่อใช้สำหรับเป็นค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดประจำวัน หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่สูงมากที่ไม่จำเป็นต้องให้เจ้านายมาเซ็นอนุมัติ ค่าใช้จ่ายที่นำมาเบิกเงินสดย่อยได้ จึงเป็นค่าใช้จ่ายทั่วไป เช่น ค่าน้ำมัน ค่าวัสดุสำนักงานต่าง ๆ ค่าอาหาร เครื่องดื่ม เป็นต้น
ทั้งนี้ผู้เบิกจะต้องเตรียมเอกสารประกอบการเบิกเงินสดย่อยในภายหลัง ได้แก่ ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบที่ลงรายละเอียดของกิจการอย่างถูกต้อง ทั้งชื่อ กิจการและที่อยู่ หรือหากไม่มีใบกำกับภาษี ให้ใช้ใบเสร็จรับเงินหรือบิลเงินสดจากทางร้านที่มีการเซ็นรับเงินเรียบร้อยแล้ว และถ้าหากมีสำเนาบัตรประชาชนของผู้เซ็นรับเงินก็ให้นำมาประกอบด้วย
เงินสดย่อย มีประโยชน์อย่างไร
- ช่วยให้มีการบริหารด้านการเงินมีระบบระเบียบมากขึ้น เพราะจะต้องมีการบันทึก หรือจัดเก็บหลักฐานการเบิก ป้องกันการทุจริตหรือนำเงินไปใช้ผิดวัตถุประสงค์
- แบ่งเบาหน้าที่ความรับผิดชอบ เกี่ยวกับการจ่ายเงินในบริษัท
- ลดการบันทึกบัญชีที่ไม่จำเป็นในบางกิจกรรม
- ช่วยควบคุมเงินสดที่เป็นรายจ่ายเบ็ดเตล็ดได้
ระบบ เงินสดย่อย มีความสะดวกกับทั้งบริษัท ผู้รักษาเงินสดย่อย และผู้ขอเบิกเงินสดย่อย แต่ทั้งนี้หากคุณเป็นเจ้าของกิจการควรจะมีการสุ่มตรวจสอบเงินสดย่อยสักเดือนละครั้ง เพื่อเป็นการตรวจสอบการเบิกจ่ายที่อาจมีการทุจริตร่วมกันของผู้รักษาเงินสดย่อยกับผู้ขอเบิกเสียเองด้วยค่ะ
ติดตามบทความอื่นๆ ของ KMCP Accounting ได้ที่:
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831
