บิลเงินสด คือ เอกสารหลักฐานในการรับเงิน โดยผู้รับเงินออกให้กับลูกค้า เพื่อแสดงว่าลูกค้าได้ชำระค่าสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้ว โดยรูปแบบเอกสารจะเป็นแบบฟอร์มเปล่า เพื่อให้ผู้ขายกรอกรายละเอียดเอง ส่วนรายละเอียดภายในบิลเงินสด ปกติแล้วจะประกอบไปด้วยรายละเอียดดังนี้
หัวข้อเนื้อหา
รายละเอียดในบิลเงินสด
- รายละเอียดของผู้ขาย ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของผู้ซื้อ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้าและบริการที่ทำการซื้อขาย
- จำนวนมูลค่าของสินค้า และบริการ
- ลายเซ็นของผู้จ่ายเงิน
- ลายเซ็นของผู้รับเงิน
ทั้งนี้เนื่องจากบิลเงินสดมีการเขียนด้วยลายมือ อาจจะทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการเขียนบิล อาจจะไม่มีการลงลายมือชื่อผู้รับเงิน หรืออาจจะไม่เกิดการซื้อขายจริง จึงทำให้มีความเป็นทางการน้อย แต่หากมีข้อมูลครบถ้วนก็สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้
ใบเสร็จรับเงิน คืออะไร
หลายคนอาจจะสงสัยหากบิลเงินสด คือหลักฐานในการรับเงินแล้ว แล้วใบเสร็จรับเงิน คืออะไร คำตอบคือ ทั้งบิลเงินสดและใบเสร็จรับเงินต่างมีหน้าที่เหมือนกัน ใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้รับเงินได้รับเงินมาจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว และกฎหมายได้กำหนดว่า หากกิจการมีการรับเงินจากลูกค้าแล้ว ผู้รับเงินจะต้องออกใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าทันที ถึงแม้ว่าลูกค้าจะต้องการใบเสร็จรับเงินหรือไม่ต้องการใบเสร็จรับเงินก็ตาม หากกิจการใดฝ่าฝืน ไม่เอาใบเสร็จรับเงินให้ลูกค้าจะมีโทษทางกฎหมายทั้งปรับหรือจำคุกไม่เกิน1 เดือน แต่หากเป็นกิจการเล็ก ๆ ที่มีการซื้อขายไม่เกินหนึ่งร้อยบาท ไม่ต้องออกใบเสร็จรับเงิน ส่วนรายละเอียดภายในเอกสารจะประกอบไปด้วย
รายละเอียดใน ใบเสร็จรับเงิน
- รายละเอียดของผู้ขาย ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของผู้ซื้อ ได้แก่ ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- รายละเอียดของสินค้าและบริการที่ทำการซื้อขาย
- จำนวนมูลค่าของสินค้า และบริการ
- ลายเซ็นของผู้จ่ายเงิน
- ลายเซ็นของผู้รับเงิน
จะเห็นว่ารายละเอียดในใบเสร็จรับเงินไม่แตกต่างจากบิลเงินสด แต่จะมีความครบถ้วนมากกว่าบิลเงินสด เพราะไม่ใช่การเขียนด้วยลายมือ มีทั้งรายละเอียดของผู้ซื้อ รายละเอียดของผู้ขาย รายละเอียดของสินค้าและบริการ อย่างชัดเจน จึงทำให้ใบเสร็จรับเงินมีความเป็นทางการและน่าเชื่อถือมากกว่าบิลเงินสดนั่นเอง
ข้อแตกต่างระหว่าง บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน
จะเห็นว่าบิลเงินสด ไม่แตกต่างจากใบเสร็จรับเงินมากนัก เพราะมีรายละเอียดเช่นเดียวกัน แต่ใบเสร็จรับเงินจะมีความเป็นทางการมากกว่า ทั้งนี้หากผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดา ควรจะมีการเซ็นรับรองสำเนาบัตรประชาชน เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือของเอกสาร แต่ในทางสรรพากรจะไม่เป็นที่ยอมรับมากนัก เนื่องจากมีการเขียนด้วยลายมือ และอาจจะมีข้อมูล รายละเอียดที่ไม่ครบถ้วน ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าเป็นลายมือใคร มีการเขียนขึ้นมาเองหรือมีการซื้อขายเกิดขึ้นจริงหรือไม่
หากไม่มีบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินในการซื้อสินค้า ต้องทำอย่างไร?
บางครั้งผู้ขายบางร้านจะไม่มีการออกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินแต่อย่างใด ทำให้ไม่มีเอกสารเพื่อยืนยันว่าได้มีการรับเงินแล้ว หากเกิดกรณีดังกล่าวนี้ ทางกรมสรรพากรจึงมีแนวทางในการแก้ไขโดยการให้จัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชี เลือกทำเอกสารอย่างใดอย่างหนึ่งดังนี้
1. ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ
กรณีที่ผู้รับเงินยอมออกใบรับเงิน
2. ใบสำคัญรับเงิน
กรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน
3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
กรณีร้านค้า กิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการ แต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ต้องให้พนักงานกิจการนั้น เป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน
ประโยชน์ของ บิลเงินสด
1. ใช้เป็นหลักฐานในการยืนยันว่า ผู้ซื้อได้ทำการชำระค่าสินค้าหรือบริการเรียบร้อยแล้วจริง สามารถนำหลักฐานนี้เพื่อยุติข้อพิพาททางการค้านี้ได้
2. หากผู้ซื้อเป็นนิติบุคคล สามารถนำเอกสารบิลเงินสดที่มีข้อมูลครบถ้วน ไปบันทึกค่าใช้จ่ายของกิจการได้
บิลเงินสด กับ ใบเสร็จรับเงิน ต่างก็ใช้เป็นเอกสารหลักฐานว่า ผู้รับเงินได้รับเงินมาจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว แต่บิลเงินสดมีความเป็นทางการน้อยกว่าใบเสร็จรับเงินตรงที่ ผู้รับเงินจะต้องกรอกรายละเอียดด้วยลายมือเอง ซึ่งทำให้อาจจะมีข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน ไม่ทราบได้ว่าเป็นลายมือใคร ใครเป็นผู้รับเงิน หรือทำการซื้อขายจริงหรือไม่ แต่หากมีข้อมูลรายละเอียดครบถ้วนก็สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้ค่ะ
ติดตามบทความอื่นๆ ของ KMCP Accounting ได้ที่:
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831, 063-150-5855
