บัญชีแยกประเภท หรือเรียกอีกอย่างว่า สมุดรายวันขั้นปลาย คือ บัญชีที่ทำการรวบรวมรายการที่ผ่านมาจากสมุดบัญชีรายวัน โดยแยกประเภทและจัดหมวดหมู่ให้อ่านง่าย แก้ไขข้อผิดพลาดได้ง่าย และยังสะดวกต่อการจัดทำงบการเงินต่อไป ส่วนสมุดรายวันขั้นต้น จะใช้สำหรับจดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ทางธุรกิจ โดยวันนี้เราจะมาพูดถึงสมุดรายวันขั้นปลาย หรือบัญชีแยกประเภท โดยแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้ดังนี้
หัวข้อเนื้อหา
1. บัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นบัญชีเล่มหลัก เป็นบัญชีที่รวบรวมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ประกอบไปด้วย บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ บัญชีแยกประเภทหนี้สิน บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ บัญชีแยกประเภทรายได้ และบัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย โดยรายละเอียดภายในบัญชีแยกประเภททั่วไปจะประกอบไปด้วย
- วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
- ข้อมูลและรายการบัญชี
- จำนวนเงินเดบิต
- วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
- ข้อมูลและรายการบัญชี
- จำนวนเงินเครดิต
2. บัญชีแยกประเภทย่อย
บัญชีแยกประเภทย่อย เป็นเล่มบัญชีที่แสดงรายละเอียดเพิ่มขึ้นจากบัญชีทั่วไป ซึ่งจะมีบัญชีประเภทย่อยเจ้าหนี้ และบัญชีประเภทย่อยลูกหนี้ ที่แสดงรายละเอียดรายการและข้อมูลรายบุคคลทั้งหมด โดยรายละเอียดภายในบัญชีแยกประเภทย่อยจะประกอบไปด้วย
- วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
- ข้อมูลและรายการบัญชี
- หน้าบัญชีของสมุดบันทึกรายการ
- จำนวนเงินเดบิต
- จำนวนเงินเครดิต
- ผลต่างของยอดเดบิตและเครดิต
- ผลต่างของยอดเครดิตและเดบิต
3. รูปแบบบัญชีแยก ประเภทที่นิยมใช้
บัญชีแยกประเภททั่วไปแบบมาตรฐาน มีลักษณะเป็นแบบตัวที (T) ในภาษาอังกฤษโดยแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ ด้านซ้ายมือ เรียกว่า ด้านเดบิต ด้านขวามือ เรียกว่า ด้านเครดิต ประเภทของบัญชีแยกประเภทแบ่งออกได้ดังนี้
1. บัญชีประเภทสินทรัพย์
บัญชีประเภทสินทรัพย์ หมายถึง บัญชีแสดงสินทรัพย์ที่กิจการเป็นเจ้าของแยกตามประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้าคงเหลือ บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีเครื่องใช้สำนักงาน บัญชีธนาคาร บัญชีที่ดิน เป็นต้น
2. บัญชีประเภทหนี้สิน
บัญชีประเภทหนี้สิน หมายถึง บัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ธนาคาร บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บัญชีตั๋วเงินจ่าย เป็นต้น
3. บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ
บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ หมายถึง บัญชีแสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่
- บัญชีทุน กิจการนำเงินสด สินทรัพย์ และหนี้สินมาลงทุน ทำให้ทุนเพิ่มขึ้น
- บัญชีรายได้ เมื่อมีรายได้เกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
- บัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
- บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เมื่อนำเงินสดหรือสินทรัพย์ไปใช้ส่วนตัว ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
4. การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไป
การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไป จะทำการนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกในบันชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องหรือเรียกว่าการผ่านรายการ หรือ Posting เมื่อผ่านรายการเรียบร้อยแล้ว จะต้องทำการอ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่ได้ทำการบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภท เป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทไหน หน้าบัญชีใดและรายการในสมุดข้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการ ไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไรนั่นเอง
5. ขั้นตอนการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภท
ขั้นตอนที่ 1 นำชื่อบัญชีเดบิตและเครดิตที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป
มาตั้งในบัญชีแยกประเภททุกบัญชีไม่ซ้ำกัน โดยเขียนไว้กึ่งกลางหน้ากระดาษและเรียงตามเลขที่บัญชีที่กำหนดไว้ในสมุดรายวันทั่วไปให้ครบ พร้อมเขียนเลขที่บัญชีไว้ทางด้านขวาสุดของแบบฟอร์ม
ขั้นตอนที่ 2 การผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท
ให้ยึดการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปเป็นหลัก ถ้าการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปบันทึกไว้ที่ด้านเดบิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทก็ต้องผ่านไปด้านเดบิตด้วย ถ้าการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปบันทึกไว้ด้านเครดิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทก็ต้องผ่านไปด้านเครดิต โดยเขียน วันเดือนปี ทุกครั้งที่บันทึกรายการ และเขียนจำนวนเงินลงในช่องจำนวนเงินทั้งด้านเดบิตและเครดิต โดยยึดด้านที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปเป็นหลัก
ขั้นที่ 3 การอ้างอิงรายการในบัญชีแยกประเภท
- กรณีเป็นรายการเปิดบัญชี ซึ่งเป็นรายการที่ลงทุนครั้งแรก หรือรายการวันที่หนึ่งของเดือน แต่ต้องเป็นรายการที่ลงทุนเท่านั้นที่มีเกินกว่าสองบัญชีขึ้นไป ให้ดูตรงคำอธิบายรายการในสมุดรายวันทั่วไป ถ้าคำอธิบายรายการเขียนว่า “นำมาลงทุน” ให้อ้างอิงในรายการบัญชีแยกประเภททุกประเภททุกบัญชีด้วยคำว่า “สมุดรายวันทั่วไป”
- กรณีลงทุนโดยเริ่มรอบงวดบัญชีใหม่ คำอธิบายรายการเขียนคำว่า ”บันทึกรายการเปิดบัญชีด้วยยอดยกมา” ให้อ้างอิงรายการด้วยคำว่า “ยอดยกมา” ทุกบัญชี
6. ขั้นตอนการผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท
- บัญชีที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป ด้านเดบิตและเครดิต ทั้ง 4 บัญชี ให้นำมาเปิดบัญชีแยกประเภททุกบัญชี
- บัญชีเงินสด อุปกรณ์ อาคาร ซึ่งบันทึกสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทด้านเดิม คือด้านเดบิต บันทึกสมุดรายวันทั่วไปด้านเครดิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทด้านเดิม คือ ด้านเครดิต ด้วยจำนวนเดิมที่บันทึกไว้
- การอ้างอิงรายการในสมุดรายวันทั่วไป ให้ดูตรงคำอธิบายรายการถ้าเขียนว่า “นำเงินสดและสินทรัพย์มาลงทุน” ดังนั้น จึงอ้างอิงในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” ทุกบัญชี
- ช่องหน้าบัญชี ให้อ้างอิง “ร.ว.1” คือ ข้อมูลที่นำมาผ่านในบัญชีแยกประเภทเอามาจากการบันทึกรายการในสมุดรายวันหน้า1
- เขียนจำนวนเงินลงในช่องเดบิตช่องเครดิตด้วยจำนวนเงินเท่าเดิม ด้านเดิม ที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป
- กรณีเป็นรายการค้าปกติระหว่างเดือน ส่วนใหญ่มี 2 ด้านคือ บันทึกรายการด้านเดบิตและด้านเครดิตตามหลักการบัญชีคู่ แล้วผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทก็ยึดด้านเดิมที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป ให้เขียนจำนวนเงินลงในช่องจำนวนในแยกประเภท โดยยึดด้านสมุดรายวันทั่วไปเป็นหลัก (บันทึกสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทด้านเดบิต บันทึกสมุดรายวันทั่วไปด้านเครดิต ผ่านแยกบัญชีประเภทด้านเดิม คือ ด้านเครดิต) แล้วอ้างอิงในช่องรายการให้ชื่อบัญชีสลับกันหรือตรงข้ามกันระหว่างคู่หรือวันที่ตัวเอง เปิดบัญชีแยกประเภท 2 บัญชี คือ ถอนใช้ส่วนตัวและเงินสด
7. ประโยชน์ของบัญชีแยกประเภท
ทำให้เราสามารถเห็นการเพิ่มขึ้น หรือการลดลงของแต่ละบัญชีได้ นอกจากนี้นักบัญชียังใช้ บัญชีแยกประเภท ในการตรวจสอบรายการผิดปกติหรือรายการที่เกิดข้อผิดพลาดด้วย ซึงนักบัญชีจะใช้ตรวจสอบกับเอกสารจริงที่ใช้บันทึกบัญชี อีกทีหนึ่ง เพื่อตรวจสอบว่าเอกสารต้นฉบับตรงกับรายการที่บันทึกบัญชีหรือไม่ หากพบว่าไม่ตรงกันก็สามารถปรับปรุงแก้ไขรายการได้อย่างถูกต้องต่อไปนั่นเองค่ะ
บัญชีแยกประเภท หรือ สมุดบัญชีรายวันขั้นปลาย บัญชีที่ทำการรวบรวมรายการที่ผ่านมาจากสมุดบัญชีรายวัน โดยแยกประเภทและจัดหมวดหมู่ให้อ่านง่าย แก้ไขข้อผิดพลาดได้ง่าย และยังสะดวกต่อการจัดทำงบการเงินต่อไป ซึ่งมีประโยชน์ต่อนักบัญชีตรงที่ทำให้เห็นภาพของแต่ละบัญชีว่ามีการเพิ่มหรือลดลงอย่างไร และยังสามารถใช้เครื่องมือในการตรวจสอบข้อผิดพลาดต่าง ๆ ได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่นักทำบัญชีหรือผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจและให้ความสำคัญ เพื่อเกิดความสะดวกต่อการจัดทำงบการเงินต่อไป
อ้างอิง : https://www.pw.ac.th/emedia/media/tech/accounting1/lesson5.php
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831
