fbpx

บัญชีแยกประเภท สำคัญยังไง? คนทำบัญชีต้องรู้ไว้!

บัญชีแยกประเภท

บัญชีแยกประเภท หรือเรียกอีกอย่างว่า สมุดรายวันขั้นปลาย คือ บัญชีที่ทำการรวบรวมรายการที่ผ่านมาจากสมุดบัญชีรายวัน โดยแยกประเภทและจัดหมวดหมู่ให้อ่านง่าย แก้ไขข้อผิดพลาดได้ง่าย และยังสะดวกต่อการจัดทำงบการเงินต่อไป ส่วนสมุดรายวันขั้นต้น จะใช้สำหรับจดบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ทางธุรกิจ โดยวันนี้เราจะมาพูดถึงสมุดรายวันขั้นปลาย หรือบัญชีแยกประเภท โดยแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้ดังนี้

1. บัญชีแยกประเภททั่วไป

บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นบัญชีเล่มหลัก เป็นบัญชีที่รวบรวมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ประกอบไปด้วย บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ บัญชีแยกประเภทหนี้สิน  บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ  บัญชีแยกประเภทรายได้ และบัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย โดยรายละเอียดภายในบัญชีแยกประเภททั่วไปจะประกอบไปด้วย

  1. วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
  2. ข้อมูลและรายการบัญชี
  3. จำนวนเงินเดบิต
  4. วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
  5. ข้อมูลและรายการบัญชี
  6. จำนวนเงินเครดิต

2. บัญชีแยกประเภทย่อย

บัญชีแยกประเภทย่อย เป็นเล่มบัญชีที่แสดงรายละเอียดเพิ่มขึ้นจากบัญชีทั่วไป ซึ่งจะมีบัญชีประเภทย่อยเจ้าหนี้ และบัญชีประเภทย่อยลูกหนี้ ที่แสดงรายละเอียดรายการและข้อมูลรายบุคคลทั้งหมด โดยรายละเอียดภายในบัญชีแยกประเภทย่อยจะประกอบไปด้วย

  1. วัน เดือน ปี ที่มีการบันทึกรายการ
  2. ข้อมูลและรายการบัญชี
  3. หน้าบัญชีของสมุดบันทึกรายการ
  4. จำนวนเงินเดบิต
  5. จำนวนเงินเครดิต
  6. ผลต่างของยอดเดบิตและเครดิต
  7. ผลต่างของยอดเครดิตและเดบิต

3. รูปแบบบัญชีแยก ประเภทที่นิยมใช้

รูปแบบบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้

บัญชีแยกประเภททั่วไปแบบมาตรฐาน มีลักษณะเป็นแบบตัวที (T) ในภาษาอังกฤษโดยแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ ด้านซ้ายมือ เรียกว่า ด้านเดบิต ด้านขวามือ เรียกว่า ด้านเครดิต ประเภทของบัญชีแยกประเภทแบ่งออกได้ดังนี้

1. บัญชีประเภทสินทรัพย์

บัญชีประเภทสินทรัพย์ หมายถึง บัญชีแสดงสินทรัพย์ที่กิจการเป็นเจ้าของแยกตามประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้าคงเหลือ บัญชีวัสดุสำนักงาน  บัญชีเครื่องใช้สำนักงาน  บัญชีธนาคาร บัญชีที่ดิน เป็นต้น

2. บัญชีประเภทหนี้สิน

บัญชีประเภทหนี้สิน หมายถึง บัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ธนาคาร บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บัญชีตั๋วเงินจ่าย เป็นต้น

3. บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ

บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ หมายถึง บัญชีแสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่

  1. บัญชีทุน กิจการนำเงินสด สินทรัพย์ และหนี้สินมาลงทุน ทำให้ทุนเพิ่มขึ้น
  2. บัญชีรายได้ เมื่อมีรายได้เกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของเพิ่มขึ้น
  3. บัญชีค่าใช้จ่าย เมื่อมีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้น ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง
  4. บัญชีถอนใช้ส่วนตัว เมื่อนำเงินสดหรือสินทรัพย์ไปใช้ส่วนตัว ทำให้ส่วนของเจ้าของลดลง

4. การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไป

การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไป จะทำการนำรายการค้าที่บันทึกไว้ในสมุดขั้นต้นไปบันทึกในบันชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้องหรือเรียกว่าการผ่านรายการ หรือ Posting เมื่อผ่านรายการเรียบร้อยแล้ว จะต้องทำการอ้างอิงหน้าบัญชีของสมุดขั้นต้นและเลขที่บัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทราบว่ารายการเดบิตหรือเครดิตที่ได้ทำการบันทึกไว้ในบัญชีแยกประเภท เป็นการผ่านรายการมาจากสมุดขั้นต้นประเภทไหน หน้าบัญชีใดและรายการในสมุดข้นต้นที่บันทึกได้ผ่านรายการ ไปยังบัญชีแยกประเภทบัญชีใด และเลขที่บัญชีอะไรนั่นเอง

การบันทึกรายการในบัญชีแยกประเภททั่วไป

5. ขั้นตอนการผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปบัญชีแยกประเภท

ขั้นตอนที่ 1 นำชื่อบัญชีเดบิตและเครดิตที่ได้บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป

มาตั้งในบัญชีแยกประเภททุกบัญชีไม่ซ้ำกัน โดยเขียนไว้กึ่งกลางหน้ากระดาษและเรียงตามเลขที่บัญชีที่กำหนดไว้ในสมุดรายวันทั่วไปให้ครบ พร้อมเขียนเลขที่บัญชีไว้ทางด้านขวาสุดของแบบฟอร์ม

ขั้นตอนที่ 2 การผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท

ให้ยึดการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปเป็นหลัก ถ้าการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปบันทึกไว้ที่ด้านเดบิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทก็ต้องผ่านไปด้านเดบิตด้วย ถ้าการบันทึกรายการในสมุดรายวันทั่วไปบันทึกไว้ด้านเครดิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทก็ต้องผ่านไปด้านเครดิต โดยเขียน วันเดือนปี ทุกครั้งที่บันทึกรายการ และเขียนจำนวนเงินลงในช่องจำนวนเงินทั้งด้านเดบิตและเครดิต โดยยึดด้านที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไปเป็นหลัก

ขั้นที่ 3 การอ้างอิงรายการในบัญชีแยกประเภท

  1. กรณีเป็นรายการเปิดบัญชี ซึ่งเป็นรายการที่ลงทุนครั้งแรก หรือรายการวันที่หนึ่งของเดือน แต่ต้องเป็นรายการที่ลงทุนเท่านั้นที่มีเกินกว่าสองบัญชีขึ้นไป ให้ดูตรงคำอธิบายรายการในสมุดรายวันทั่วไป ถ้าคำอธิบายรายการเขียนว่า “นำมาลงทุน” ให้อ้างอิงในรายการบัญชีแยกประเภททุกประเภททุกบัญชีด้วยคำว่า “สมุดรายวันทั่วไป
  2. กรณีลงทุนโดยเริ่มรอบงวดบัญชีใหม่ คำอธิบายรายการเขียนคำว่า ”บันทึกรายการเปิดบัญชีด้วยยอดยกมา” ให้อ้างอิงรายการด้วยคำว่า “ยอดยกมา” ทุกบัญชี

6. ขั้นตอนการผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภท

  1. บัญชีที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป ด้านเดบิตและเครดิต ทั้ง 4 บัญชี ให้นำมาเปิดบัญชีแยกประเภททุกบัญชี
  2. บัญชีเงินสด อุปกรณ์ อาคาร ซึ่งบันทึกสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทด้านเดิม คือด้านเดบิต บันทึกสมุดรายวันทั่วไปด้านเครดิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทด้านเดิม คือ ด้านเครดิต ด้วยจำนวนเดิมที่บันทึกไว้
  3. การอ้างอิงรายการในสมุดรายวันทั่วไป ให้ดูตรงคำอธิบายรายการถ้าเขียนว่า “นำเงินสดและสินทรัพย์มาลงทุน” ดังนั้น จึงอ้างอิงในช่องรายการว่า “สมุดรายวันทั่วไป” ทุกบัญชี
  4. ช่องหน้าบัญชี ให้อ้างอิง “ร.ว.1” คือ ข้อมูลที่นำมาผ่านในบัญชีแยกประเภทเอามาจากการบันทึกรายการในสมุดรายวันหน้า1
  5. เขียนจำนวนเงินลงในช่องเดบิตช่องเครดิตด้วยจำนวนเงินเท่าเดิม ด้านเดิม ที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป
  6. กรณีเป็นรายการค้าปกติระหว่างเดือน ส่วนใหญ่มี 2 ด้านคือ บันทึกรายการด้านเดบิตและด้านเครดิตตามหลักการบัญชีคู่ แล้วผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทก็ยึดด้านเดิมที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันทั่วไป ให้เขียนจำนวนเงินลงในช่องจำนวนในแยกประเภท โดยยึดด้านสมุดรายวันทั่วไปเป็นหลัก (บันทึกสมุดรายวันทั่วไปทางด้านเดบิต ผ่านไปบัญชีแยกประเภทด้านเดบิต บันทึกสมุดรายวันทั่วไปด้านเครดิต ผ่านแยกบัญชีประเภทด้านเดิม คือ ด้านเครดิต) แล้วอ้างอิงในช่องรายการให้ชื่อบัญชีสลับกันหรือตรงข้ามกันระหว่างคู่หรือวันที่ตัวเอง เปิดบัญชีแยกประเภท 2 บัญชี คือ ถอนใช้ส่วนตัวและเงินสด

7. ประโยชน์ของบัญชีแยกประเภท

ทำให้เราสามารถเห็นการเพิ่มขึ้น หรือการลดลงของแต่ละบัญชีได้ นอกจากนี้นักบัญชียังใช้ บัญชีแยกประเภท ในการตรวจสอบรายการผิดปกติหรือรายการที่เกิดข้อผิดพลาดด้วย  ซึงนักบัญชีจะใช้ตรวจสอบกับเอกสารจริงที่ใช้บันทึกบัญชี อีกทีหนึ่ง เพื่อตรวจสอบว่าเอกสารต้นฉบับตรงกับรายการที่บันทึกบัญชีหรือไม่ หากพบว่าไม่ตรงกันก็สามารถปรับปรุงแก้ไขรายการได้อย่างถูกต้องต่อไปนั่นเองค่ะ

บัญชีแยกประเภท หรือ สมุดบัญชีรายวันขั้นปลาย บัญชีที่ทำการรวบรวมรายการที่ผ่านมาจากสมุดบัญชีรายวัน โดยแยกประเภทและจัดหมวดหมู่ให้อ่านง่าย แก้ไขข้อผิดพลาดได้ง่าย และยังสะดวกต่อการจัดทำงบการเงินต่อไป ซึ่งมีประโยชน์ต่อนักบัญชีตรงที่ทำให้เห็นภาพของแต่ละบัญชีว่ามีการเพิ่มหรือลดลงอย่างไร และยังสามารถใช้เครื่องมือในการตรวจสอบข้อผิดพลาดต่าง  ๆ ได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่นักทำบัญชีหรือผู้ประกอบการควรทำความเข้าใจและให้ความสำคัญ เพื่อเกิดความสะดวกต่อการจัดทำงบการเงินต่อไป

อ้างอิง : https://www.pw.ac.th/emedia/media/tech/accounting1/lesson5.php

บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/

Facebook: facebook.com/kmcp.acc

สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc

LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc

Tel: 082-254-6831