ปกติแล้วในการจัดซื้อสินค้าและบริการ หรือออกใบสั่งซื้อเพื่อสินค้าและบริการ จะเป็นหน้าที่ของแผนกจัดซื้อเป็นผู้ดำเนินการจัดซื้อสินค้าและบริการ เช่น คอมพิวเตอร์ โต๊ะทำงาน หรืออุปกรณ์สำนักงาน เป็นต้น แต่หากแผนกอื่นๆ ต้องการซื้อสินค้าและบริการ จะต้องมีการทำ ใบขอซื้อ ก่อน เพื่อให้แผนกจัดซื้อเป็นผู้ทำการเปรียบเทียบราคา หาซัพพลายเออร์ให้ และทำการออกใบสั่งซื้อต่อไป วันนี้เราจะพามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้ใบขอซื้อกันค่ะ
หัวข้อเนื้อหา
ใบขอซื้อคืออะไร?
ใบขอซื้อ เป็นเอกสารทางธุรกิจอย่างหนึ่งใช้สำหรับติดต่อกันภายในบริษัท โดยใบขอซื้อจะเป็นเอกสารแสดงความต้องการซื้อของแต่ละแผนก ซึ่งปกติแล้วแผนกจัดซื้อจะเป็นผู้รับผิดชอบในส่วนนี้ หากแผนกที่นอกเหนือจากแผนกจัดซื้อจะต้องการซื้อ จะต้องทำใบขอซื้อโดยให้ผู้มีอำนาจของแผนกนั้นเซ็นอนุมัติใบขอซื้อก่อนที่จะนำไปให้แผนกจัดซื้อ เพื่อทำการเปรียบเทียบราคา จัดหาซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด ก่อนทำการออกใบสั่งซื้อ การที่ให้แผนกจัดซื้อเป็นผู้จัดซื้อเอง เพราะจะทำให้บริษัทสามารถควบคุมการบริหารงบประมาณได้ ป้องกันพนักงานทำการทุจริตจากการสั่งซื้อเอง
ใบขอซื้อจึงเป็นเหมือนเอกสารแสดงความต้องการซื้อสินค้าและบริการของแต่ละแผนก ๆ โดยใบขอซื้อต้องได้รับความเห็นชอบจากผู้มีอำนาจของแผนกนั้นเสียก่อน จากนั้นเมื่อแผนกจัดซื้อได้รับเอกสารแล้ว จะทำการเปรียบเทียบราคาสินค้า เพื่อเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด เมื่อเลือกได้แล้วก็จะทำการออกใบสั่งซื้อเพื่อจัดซื้อสินค้าที่แผนกนั้น ๆ ต้องการต่อไป
รายละเอียดในใบขอซื้อ
ในการเขียนใบขอซื้อ เพื่อแสดงความต้องการซื้อนั้น จะต้องมีรายละเอียดในใบขอซื้อดังต่อไปนี้ ได้แก่ แผนกที่ทำการขอซื้อ เหตุผลในการขอซื้อ วันที่ทำการขอซื้อ รายละเอียดสินค้า/บริการที่ต้องการ จำนวนสินค้าหรือบริการที่ต้องการ ราคาสินค้า(ถ้ามี) รายละเอียดผู้ขอซื้อและผู้อนุมัติ
ขั้นตอนการยื่นใบขอซื้อเพื่อออกใบสั่งซื้อ
สำหรับขั้นตอนในการยื่นใบขอซื้อเพื่อออกใบสั่งซื้อนั้น จะมีขั้นตอนโดยยกตัวอย่างดังต่อไปนี้ แผนกการตลาดของบริษัทต้องการซื้อเต็นท์เพื่อออกบูทนอกสถานที่ จึงทำใบขอซื้อขึ้นมา จากนั้นให้หัวหน้าแผนกหรือผู้อำนาจในแผนกลงนามเพื่ออนุมัติขอซื้อ จากนั้นนำใบขอซื้อส่งให้แผนกจัดซื้อ จากนั้นแผนกจัดซื้อทำใบสั่งซื้อเพื่อดำเนินการสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ต่อไป
ความแตกต่างระหว่างใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ
ใบขอซื้อและใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารควบคุมภายในเกี่ยวกับการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งเอกสารทั้ง 2 ฉบับมีความแตกต่างกันตรงที่ ใบขอซื้อจะเป็นเอกสารที่ให้แต่ละแผนกแจ้งความประสงค์ในการขอซื้อว่าต้องการซื้ออะไร เหตุผลในการขอซื้อสินค้าหรือบริการนั้น และต้องให้หัวหน้าแผนกหรือผู้ที่มีอำนาจอนัมติใบขอซื้อก่อนที่จะส่งให้แผนกจัดซื้อเพื่อทำการจัดซื้อ ส่วนใบสั่งซื้อ จะเป็นเอกสารที่แผนกจัดซื้อออกให้ซัพพลายเออร์ ผู้ขายสินค้า เพื่อแสดงความต้องการว่าจะซื้อสินค้าหรือบริการอะไร ซึ่งใบสั่งซื้อจะต้องได้รับอนุมัติจากผู้จัดการแผนกจัดซื้อหรือผู้ที่มีอำนาจในแผนกจัดซื้อ หากเกิดปัญหาในการซื้อสินค้าและบริการก็สามารถนำใบสั่งซื้อใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้
ประโยชน์ของใบขอซื้อต่อบริษัท
ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ การใช้ใบขอซื้อในการแสดงความต้องการซื้อของแต่ละแผนก จะเป็นเครื่องมือหนึ่งที่ช่วยควบคุมการบริหารงานภายในบริษัทได้ นอกจากนี้ยังนำมาช่วยในการตรวจสอบการสั่งซื้อและงบประมาณที่จ่ายไปได้เช่นเดียวกัน
ใบขอซื้อเป็นเอกสารที่ให้แต่ละแผนกในบริษัท แจ้งความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการที่ต้องการซื้อ โดยผู้ขอซื้อจะต้องระบุเหตุผลในการขอซื้อสินค้าหรือบริการนั้น ว่าจะนำมาใช้สำหรับทำอะไร โดยจะต้องให้หัวหน้าแผนกหรือผู้ที่มีอำนาจในแผนกเซ็นอนุมัติการขอซื้อเพื่อส่งให้แผนกจัดซื้อเพื่อทำการออกใบสั่งซื้อต่อไป ซึ่งแต่ละแผนกไม่ควรซื้อสั่งซื้อด้วยตัวเอง เพราะจะทำให้บริหารงบประมาณได้ยาก เป็นการป้องกันพนักงานทุจริตจากการซื้อสินค้า และเป็นหลักฐานที่ช่วยยืนยันการซื้อว่าเป็นการขอซื้อจากแผนกต่างๆ จริง แผนกจัดซื้อมิได้ทำการซื้อเองโดยพลการแต่อย่างใด นอกจากนี้ใบขอซื้อจะช่วยให้บริษัทสามารถตรวจสอบการสั่งซื้อและงบประมาณที่ใช้ออกไปได้ด้วยนั่นเองค่ะ
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831
