ใบลดหนี้ คือเอกสารสำคัญในการประกอบกิจการ ถือเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่ง จะใช้ก็ต่อเมื่อผู้ขายได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ต่อมามีการปรับลดราคาขาย มีการคืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า เป็นต้น แต่ผู้ประกอบหลายคนยังเกิดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับการออกใบลดหนี้อยู่ วันนี้เราจะมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับใบลดหนี้กันค่ะ
หัวข้อเนื้อหา
1. ใบลดหนี้คืออะไร?
ใบลดหนี้ ถือได้ว่าเป็นใบกำกับภาษีชนิดหนึ่ง จะใช้ก็ต่อเมื่อผู้ขายได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ต่อมามีการปรับลดราคาขาย มีการคืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า ทำให้ต้องมีการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มใหม่ เพราะราคาสินค้าและบริการและภาษีขายนั้นลดลงจากข้อตกลงที่ได้ตกลงกันไว้ โดยผู้ขายจะต้องจะต้องนำภาษีขายที่คิดจากราคาสินค้าและบริการที่ลดลง นำมาหักออกในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงต้องมีการออก ใบลดหนี้ ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ กล่าวคือ ผู้ประกอบการลดราคาให้ ทำให้ผู้ซื้อเป็นหนี้น้อยลง ผู้ประกอบการจึงออกใบลดหนี้ให้ผู้ซื้อนั่นเอง
2. เหตุการณ์ใดบ้างที่ต้องออกใบลดหนี้?
การออกใบลดหนี้ต้องออกภายในเดือนที่มีการปรับลดราคาขาย มีการคืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้าเท่านั้น ไม่สามารถทำข้ามเดือนได้ เช่น มีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าในใบกำกับภาษีของเดือน 3 แต่ทำใบลดหนี้จริงในเดือน 5 เป็นสิ่งไม่ถูกต้อง ต้องทำใบลดหนี้หลังจากที่มีการเปลี่ยนแปลงราคาภายในเดือนนั้น และยังต้องยื่นภาษีเพิ่มเติมในเดือนที่ออกใบลดหนี้ย้อนหลัง เพื่อทำให้ภาษีขายมีความถูกต้องนั่นเอง โดยผู้ประกอบการจะมีสามารถออกใบลดหนี้ได้ ต้องมีเหตุการณ์ตามมาตรา 82/10 แห่งประมวลรัษฎากร ประกอบกับประกาศอธิบดีกรมสรรพากร เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (ฉบับที่ 82) ลงวันที่ 21 มกราคม พ.ศ. 2542 กำหนดไว้ ดังนี้
- มีการลดราคาสินค้าที่ขาย เนื่องจากสินค้าผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน สินค้าชำรุดเสียหาย หรือขาดจำนวน คำนวณราคาสินค้าผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง หรือเนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
- มีการลดราคาค่าบริการ เนื่องจากให้บริการผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน บริการขาดจำนวน คำนวณราคาค่าบริการผิดพลาดสูงกว่าที่เป็นจริง หรือเนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
- ได้รับสินค้าที่ขายกลับคืนมา เนื่องจากสินค้าชำรุดบกพร่อง ไม่ตรงตามตัวอย่าง ไม่ตรงตามคำพรรณนา หรือเนื่องจากเหตุอื่นตามที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด
- ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีหน้าที่ต้องจ่ายเงินชดเชยหรือเงินอื่นในลักษณะทำนองเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อผูกพันในกฎหมาย
- ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้มีการจ่ายคืนเงินจ่ายล่วงหน้า เงินประกัน เงินมัดจำ เงินจอง หรือเงินอื่นที่เรียกเก็บในลักษณะทำนองเดียวกันให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อตกลงทางการค้า
- มีการคืนสินค้าหรือแลกเปลี่ยนสินค้าตามข้อตกลงทางการค้าระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียนด้วยกัน หรือระหว่างผู้ประกอบการจดทะเบียนและผู้ซื้อสินค้า ทั้งนี้ เฉพาะที่กระทำภายในเวลาอันสมควร
- มีการบอกเลิกสัญญาบริการ เนื่องจากการให้บริการบกพร่อง หรือให้บริการผิดข้อกำหนดที่ตกลงกัน หรือเนื่องจากไม่มีการให้บริการตามสัญญา
3. รายละเอียดในใบลดหนี้ ประกอบด้วยอะไรบ้าง?
- คำว่า “ใบลดหนี้” ต้องเห็นได้ชัดเจน
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบลดหนี้ และในกรณีตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนตามมาตรา 86 วรรคสี่ หรือมาตรา 86/2 ให้ระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
- ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษีเดิม รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม(ถ้ามี)
- มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีดังกล่าว มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสองและจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น
- คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้
- ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
4. แก้ใบกำกับภาษีแทนการออกใบลดหนี้ได้หรือไม่?
หากเกิดเหตุการณ์ที่สินค้าหรือบริการมีการเปลี่ยนแปลงราคาขายลดลง จะต้องมีการออกใบลดหนี้ตามที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น แต่ผู้ประกอบการบางคนอาจสงสัยว่า ทำไมไม่แก้ราคาสินค้าหรือราคาบริการที่ใบกำกับภาษี จะได้ไม่เสียเวลาออกใบลดหนี้ ต้องทำความเข้าใจว่า ใบกำกับภาษีไม่สามารถแก้ไขได้ เพราะการแก้ไขใบกำกับภาษีจะมีผลกระทบต่อภาษีขายที่เราเคยยื่นไปแล้ว เพราะฉะนั้นหากมีการปรับลดราคาขาย มีการคืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า ผู้ประกอบการจะต้องออกใบลดหนี้ เพื่อเป็นเอกสารยืนยันว่ามีการเปลี่ยนแปลงราคาจากที่เคยตกลงกันไว้ในตอนแรก และยังต้องนำใบลดหนี้ส่งภาษีรวมกับเอกสารขายอื่น ๆ ในแบบ ภ.พ.30 ที่จะนำไปยื่นภาษีมูลค่าเพิ่มรายเดือนอีกด้วย
5. หากใบลดหนี้หายต้องทำอย่างไร?
ในกรณีที่ใบลดหนี้หาย ผู้ซื้อสามารถขอใบลดหนี้จากผู้ประกอบการให้ออกใบแทนใบลดหนี้ได้ โดยผู้ประกอบการสามารถออกใบใบแทนใบลดหนี้ได้ โดยการถ่ายสำเนาใบลดหนี้ และลงบันทึกรายการด้านหลังสำเนาใบลดหนี้ดังต่อไปนี้
- ใบแทนออกให้ครั้ง
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบแทนใบลดหนี้
- คำอธิบายถึงสาเหตุของการออกใบแทนใบลดหนี้
- ลงชื่อผู้ออกใบแทนใบลดหนี้
ผู้ประกอบการจะต้องทำการบันทึกรายการการออกใบแทนใบลดหนี้ในรายการภาษีขาย ภายในเดือนที่มีการออกใบแทนใบลดหนี้ โดยต้องระบุชื่อผู้ซื้อ เลขที่/เล่มที่ และวันที่ของใบลดหนี้ที่ได้มีการออกใบแทนใบลดหนี้
6. ตัวอย่างใบลดหนี้
7. ดาวน์โหลดใบลดหนี้
สรุปแล้วหากเกิดเหตุการณ์ที่มีการปรับลดราคาขาย มีการคืนสินค้า ยกเลิกสัญญา หรือคืนเงินให้กับลูกค้า โดยผู้ขายจะต้องจะต้องนำภาษีขายที่คิดจากราคาสินค้าและบริการที่ลดลง นำมาหักออกในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม จึงต้องมีการออกใบลดหนี้ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ โดยเหตุการณ์ที่ทำให้ต้องออกใบลดหนี้นั้นจะต้องเกิดขึ้นจริง และเป็นไปตามเงื่อนไขที่กรมสรรพากรได้กำหนดไว้เท่านั้น โดยต้องมีการออกใบลดหนี้ภายในเดือนที่มีการเปลี่ยนแปลงราคาสินค้าหรือบริการนั้น ๆ โดยธุรกิจหรือกิจการที่มักต้องใช้ใบลดหนี้อยู่บ่อยครั้ง เป็นเป็นกิจการที่อยู่ในรูปแบบของธุรกิจที่มีการซื้อมาขายไป หรือธุรกิจบริการที่มีการวางเงินมัดจำหรือมีการจ่ายเงินล่วงหน้าก่อนรับบริการ เช่น ธุรกิจโรงแรม สปา เป็นต้น แล้วอย่าลืมติดตามต่อในบทความหน้าเกี่ยวกับ “ใบเพิ่มหนี้” กันนะคะ
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831
