การบัญชี เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นมานานมากแล้วในเมโสโปเตเมีย ใช้ในการทำถือเป็นศิลปะของการจดบันทึก การจำแนกหมวดหมู่ และการสรุปผลออกมาในรูปตัวเงิน รายการ และเหตุการณ์ต่าง ๆ โดยจัดทำออกมาในรูปแบบของรายงานทางการเงิน โดยมีขั้นตอนการบัญชีดังนี้
หัวข้อเนื้อหา
การรวบรวม
เป็นการเก็บรวมรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน รวมไปถึงรายการค้า ข้อมูลสินทรัพย์ถาวร สินค้าคงเหลือ ข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน พร้อมหลักฐานในแต่ละอันด้วย
การบันทึก
เป็นการจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละครั้งให้ถูกต้องลงในสมุดรายวัน โดยรายการที่นำมาจดบันทึกในสมุดรายวัน ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ/ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย ว่าแต่ละอันมีการเพิ่มขึ้นหรือลดลงอย่างไร ซึ่งสมุดรายวันยังแยกได้อีกหลายประเภทได้แก่
- สมุดรายวันซื้อ ใช้สำหรับจดบันทึกรายการซื้อสินค้า
- สมุดรายวันขาย ใช้สำหรับจดบันทึกรายการขาย
- สมุดรายวันรับ ใช้สำหรับจดบันทึกในกรณีที่รับเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร
- สมุดรายวันจ่ายเงิน ใช้สำหรับจดบันทึกในกรณีที่จ่ายเงินสดหรือเงินฝากธนาคาร
- สมุดรายวันทั่วไป เป็นการจดบรรทุกรายการที่นอกเหนือจากสมุดรายวันประเภทอื่นที่ได้กล่าวไปแล้วข้างต้น
การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวัน ช่วยให้ทราบลำดับรายการที่เกิดขึ้น รวมไปถึงสามารถทำการตรวจสอบรายการย้อนหลัง และช่วยให้ลดการเกิดข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชีอีกด้วย
การจำแนก
นำข้อมูลที่จดไว้แล้ว มาทำการจำแนกหมวดหมู่บัญชี ได้แก่ หมวดสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย เพื่อทำบัญชีแยกประเภท หรือ สมุดรายวันขั้นปลาย เพื่อให้ทราบความว่าแต่ละรายการมีการเคลื่อนไหวเพิ่มขึ้น ลดลงอย่างไร มีการใช้จ่ายอะไรในแต่ละวัน โดยแบ่งออกเป็น 2 ชนิด ได้ดังนี้
บัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภททั่วไปเป็นบัญชีเล่มหลัก เป็นบัญชีที่รวบรวมยอดของบัญชีแยกประเภททุกบัญชี ประกอบไปด้วย บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ บัญชีแยกประเภทหนี้สิน บัญชีแยกประเภทส่วนของเจ้าของ บัญชีแยกประเภทรายได้ และบัญชีแยกประเภทค่าใช้จ่าย
บัญชีแยกประเภทย่อย
บัญชีแยกประเภทย่อย เป็นเล่มบัญชีที่แสดงรายละเอียดเพิ่มขึ้นจากบัญชีทั่วไป ซึ่งจะมีบัญชีประเภทย่อยเจ้าหนี้ และบัญชีประเภทย่อยลูกหนี้ ที่แสดงรายละเอียดรายการและข้อมูลรายบุคคลทั้งหมด
รูปแบบบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้
บัญชีแยกประเภททั่วไปแบบมาตรฐาน มีลักษณะเป็นแบบตัวที (T) ในภาษาอังกฤษโดยแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ ด้านซ้ายมือ เรียกว่า ด้านเดบิต ด้านขวามือ เรียกว่า ด้านเครดิต ประเภทของบัญชีแยกประเภทแบ่งออกได้ดังนี้
บัญชีประเภทสินทรัพย์
บัญชีประเภทสินทรัพย์ หมายถึง บัญชีแสดงสินทรัพย์ที่กิจการเป็นเจ้าของแยกตามประเภทสินทรัพย์ เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้าคงเหลือ บัญชีวัสดุสำนักงาน บัญชีเครื่องใช้สำนักงาน บัญชีธนาคาร บัญชีที่ดิน เป็นต้น
บัญชีประเภทหนี้สิน
บัญชีประเภทหนี้สิน หมายถึง บัญชีที่แสดงมูลค่าของหนี้สินที่กิจการต้องชำระให้กับบุคคลภายนอก เช่น บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ธนาคาร บัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย บัญชีตั๋วเงินจ่าย เป็นต้น
บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ
บัญชีประเภทส่วนของเจ้าของ หมายถึง บัญชีแสดงส่วนของเจ้าของที่เพิ่มหรือลดลง ได้แก่ บัญชีทุน บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย บัญชีถอนใช้ส่วนตัว
การสรุปผล
เป็นการนำข้อมูลที่ได้จำแนกไว้ตามรูปแบบหมวดหมู่บัญชี นำมาสรุปเป็นรายงานทางการเงินหรืองบการเงิน ซึ่งในบงการเงิน จะประกอบด้วยรายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้ งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงินงบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของผู้ถือหุ้น และหมายเหตุงบการเงิน
การบัญชี กับ การทำบัญชี ต่างกันอย่างไร?
แม้ว่าคำจะมีความคล้ายคลึงกันระหว่างการบัญชีและการทำบัญชี แต่การทำบัญชี ถือเป็นส่วนหนึ่งการบัญชี เพราะการทำบัญชี ในขั้นตอนของการทำบันทึกรายการค้าไปจนถึงทำงบการเงิน แต่การบัญชี จะมีขั้นตอนตั้งแต่การทำระบบบัญชี วางรูปแบบบัญชี จัดทำรายงานการเงิน วิเคราะห์ข้อมูลรายการค้า และทำการแปลผลการวิเคราะห์การเงิน เพื่อทราบความสามารถควบคุมกิจการ ผลการดำเนินการว่ามีผลกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ ฐานะการเงินของกิจการ รวมไปถึงยังช่วยในการวางแผนการดำเนินงานของกิจการให้ดำเนินต่อไปได้ด้วยดีและประสบความสำเร็จได้
แท้จริงแล้ว การบัญชี นอกจากจะเป็นการเก็บรวบรวม จดบันทึก การจำแนกหมวดหมู่ และการสรุปผลออกมาในรูปแบบของรายงานทางการเงิน หรืองบการเงินแล้ว ยังหมายรวมไปถึงการทำระบบบัญชีตั้งแต่แรก รวมไปถึงวิเคราะห์ข้อมูลทางบัญชี และการสอบทางบัญชีอีกด้วย โดยเรียกผู้ที่ทำงานในด้านนี้ว่า “นักบัญชี” นั่นเอง
ติดตามบทความอื่นๆ ของ KMCP Accounting ได้ที่
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831, 063-150-5855
