ใบสำคัญรับเงิน จะสามารถใช้ได้ก็ต่อเมื่อ ร้านค้าไม่สามารถออกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินได้แต่ผู้ขายยินยอมลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงินนั่นเอง แม้ว่าบิลเงินสดจะเป็นหลักฐานที่ใช้ยืนยันว่า ผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว แต่ในกรณีที่ร้านค้าไม่สามารถออกบิลเงินสดหรือใบเสร็จรับเงินได้ แล้วใบสำคัญรับเงิน กับ ใบรับเงิน ต่างกันยังไง? ลองไปหาคำตอบกันได้เลย!
หัวข้อเนื้อหา
ใบสำคัญรับเงิน คืออะไร
ใบสำคัญรับเงิน คือ เอกสารที่ใช้ยืนยันว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อเรียบร้อยแล้ว โดยจะมีการออกใบสำคัญรับเงินออกให้ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ ในกรณี่ที่ผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ผู้ซื้อได้ แต่ผู้ขายยินยอมจะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน โดยให้กิจการทำใบสำคัญรับเงิน แนบไปกับสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงิน
ใบสำคัญรับเงิน กับ ใบรับเงิน ต่างกันอย่างไร
แม้ว่าจะมีชื่อเรียกคล้ายกันแต่ใบสำคัญรับเงิน กับ ใบรับเงิน มีความแตกต่างกันเล็กน้อย ตรงที่ใบรับเงิน ผู้ขายยินยอมออกใบรับเงินตามมาตรา 105 ทวิ โดยรายละเอียดในใบรับเงินจะต้องมีรายละเอียดดังนี้
รายละเอียดของใบรับเงิน
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
- ชื่อผู้ออกใบรับเงิน
- เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
- วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
- จำนวนเงินที่ได้รับ
- รายละเอียด ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
หากขายสินค้าให้กับผู้ซื้อที่ขายสินค้าประเภทเดียวกัน จะต้องแสดงชื่อที่อยู่ของผู้ซื้อไว้ในใบรับเงินทุกครั้งที่มีการรับเงิน
รายละเอียดของใบสำคัญรับเงิน
สำหรับใบสำคัญรับเงิน จะใช้ในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ แต่ผู้ขายยินยอมลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน พร้อมแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนด้วย
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับเงิน
- ชื่อผู้ออกใบรับเงิน
- ชื่อผู้ซื้อ
- เลขที่เอกสารของใบรับเงิน
- วันเดือนปีที่ออกใบรับเงิน
- จำนวนเงินที่ได้รับ
- รายละเอียด ชนิด ชื่อ จำนวนและราคาสินค้า
นอกจากใบสำคัญรับเงิน ใบรับเงินแล้ว ยังมีเอกสารหนึ่งที่ใช้ยืนยันการรับเงิน ในกรณีที่จ่ายค่าสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ดแต่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ แต่ให้พนักงานของร้านค้านั้นเป็นผู้รับรองการจ่ายเงิน จะออกเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินแทน โดยการออกใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ออกให้ 2 กรณี ดังนี้
- บุคคลธรรมดารับเงิน แล้วไม่ออกบิลให้ เพราะจำนวนเงินไม่มาก เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์ กิจการจะทำเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
- บุคคลธรรมดารับเงิน แล้วไม่ออกบิลให้ เพราะต้องการหลีกเลี่ยงภาษี กิจการจะทำเอกสารใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน พร้อมหลักฐานการจ่ายเงิน เป็นต้น
*หากนิติบุคคลจ่ายค่าบริการ ต้องมีการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย
นอกจากนี้กรณีที่มีค่าใช้จ่าย แต่ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีเป็นชื่อผู้อื่น เช่น ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา แต่กิจการเป็นผู้จ่ายจริง และมีหลักฐานแนบ ให้ทำเอกสารใบสำคัญจ่าย โดยมีรายละเอียดดังนี้
รายละเอียดในใบสำคัญจ่าย
- ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้รับเงิน
- วันที่จ่ายเงิน
- ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
- ลงนามอนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจเท่านั้น
ทั้งนี้การจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่าย จะต้องแนบเอกสารหลักฐานทางการเงิน ได้แก่
- หลักฐานการจ่ายเงิน
- หากชำระเงินสด ให้แนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนผู้รับเงิน
- เอกสารเกี่ยวกับ รายการเบิกจ่าย รายงานการประชุม คำอนุมัติรายจ่ายที่มีการอนุมัติและลงลายมือชื่อผู้อนุมัติจ่ายแล้ว
- หลักฐานแสดงการหักภาษี ณ ที่จ่าย
รายจ่ายบางชนิดไม่สามารถนำมาเป็นรายจ่ายของกิจการได้ ถึงแม้ว่าจะมีหลักฐานการจ่ายเงินครบถ้วนก็ตาม เช่น รายจ่ายส่วนตัว รายจ่ายที่ไม่มีการจ่ายจริง รายจ่ายที่ไม่ใช่เพื่อกิจการหรือเพื่อหากำไร และรายจ่ายที่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับ เป็นต้น
ดาวน์โหลดใบสำคัญรับเงิน
แม้ว่าผู้ขายหรือกิจการ ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ แต่ก็ยังสามารถจัดทำเอกสารเพื่อยืนยันการรับเงินได้เช่นเดียวกัน ในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ผู้ซื้อได้ แต่ผู้ขายยินยอมจะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน จะเรียกเอกสารนี้ว่า ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบสำคัญจ่าย แทนใบเสร็จรับเงิน เพื่อสามารถนำไปบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายทางบัญชีและคำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลต่อไปได้ จะเห็นว่าเอกสารเหล่านี้ไม่เพียงแต่เป็นเอกสารยืนยันการรับเงินเท่านั้น ยังเป็นเอกสารเพื่อประกอบการทำบัญชีนั่นเอง
ติดตามบทความอื่นๆ ของ KMCP Accounting ได้ที่:
บทความ: https://www.kmcpaccounting.com/บทความ/
Facebook: facebook.com/kmcp.acc
สนใจอยากทำบัญชีทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
LINE: https://line.me/R/ti/p/@kmcp.acc
Tel: 082-254-6831, 063-150-5855
