ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล หรือที่นิยมเรียกกันว่า Invoice จริงๆ แล้วคือเอกสารจากคนที่ขายสินค้าหรือเป็นผู้ที่ให้บริการจะต้องออกให้กับคนซื้อ เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการซื้อหรือขายบริการ โดยจะมีรายละเอียดรวมถึงค่าบริการและมูลค่าของสินค้าอยู่ภายในใบแจ้งหนี้ และที่สำคัญใบแจ้งหนี้จะต้องมีลายเซ็นต์จากทั้งฝั่งผู้ซื้อและฝั่งผู้ขายถึงจะเป็นใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แบบ เพื่อที่จะใช้เอกสารใบแจ้งหนี้มาเป็นหลักฐานในการซื้อขายได้ เรารวมข้อสงสัยใบวางบิลมาให้ในบทความนี้แล้ว
1. ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ ต้องมีข้อมูลอะไรบ้าง?
หลักๆ แล้วข้อมูลในใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ จะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนตามดังต่อไปนี้
- คำว่าใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
- ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนบริษัทผู้ขาย เบอร์ติดต่อ และสำนักงานสาขา
- ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนบริษัทผู้ซื้อ และสำนักงานสาขา
- เลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้
- วันที่ครบกำหนดชำระเงิน
- รายละเอียดของสินค้าและบริการ
- จำนวนเงินค่าสินค้าและบริการ
- ลายเซ็นผู้ซื้อ
- ลายเซ็นผู้ขาย
2. ตัวอย่างแบบฟอร์ม ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้
3. ขั้นตอนในการใช้ ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ (Invoice)
- สอบถามกิจการของลูกค้าที่ต้องส่งใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ว่าต้องการให้ส่งแบบไหน บางกิจการอาจจะต้องการให้ส่งไปที่ทางบริษัท หรือบางกิจการอาจจะต้องการให้ส่งทาง Email ได้
- หลังจากนั้นก็ดำเนินการวางบิลตามที่บริษัทลูกค้านั้นกำหนด
- การวางบิลแต่ละครั้งจะต้องให้คนที่มีอำนาจในกิจการนั้นๆ เซ็นต์ลงในใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) และต้องให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเซ็นต์ตรงผู้รับวางบิลด้วย
4. สรุปเรื่อง ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้
จริงๆ แล้วเรื่องการทำใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ไม่ใช่เรื่องที่ทำยากเลย แต่เรื่องที่ควรรู้มากกว่านั้นก็คือเป็นเอกสารที่เอาไว้สำหรับเป็นหลักฐานในการซื้อขาย ดังนั้นในใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ (Invoice) จึงจะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องนะครับ หากใครที่อยากเป็นเจ้าของกิจการหรือไม่รู้ว่าการจดทะเบียนบริษัททำยังไงหรืออยากให้เราจดทะเบียนบริษัทให้ทักหาเราได้เลย
ทักมาได้เลย: m.me/kmcp.acc
